Un număr impresionant de reprezentanți și ambasadori au participat la negocierile și tratativele de pace deschise la Westfalia în 1643- oficial- și care s-au întins pe o durată de 5 ani. Lângă cei 235 de reprezentanți oficiali au fost prezenți și o serie de personaje cu rang auxiliar sau pur si simplu servitori. Pentru a înțelege dificultățile logistice pe care le-au întâmpinat autoritățile locale din Westfalia din Sfântul Imperiu trebuie să avem în vedere faptul doar suedezii au sosit cu un personal de 165 de persoane care includea pe lângă oficialii însărcinați pentru desfășurarea tratativelor de pace, bucătari, personal medical și chiar un croitor. Numărul adus de delegația franceză a fost cu adevărat impresionant: 319 persoane. „Cele două ambasade principale au sosit cu 319 asistenți în timp ce negociatorul-șef, ducele de Longueville, a adus cu el 139 de gărzi de corp și 54 de servitori. Chiar și delegațiile din orașele imperiale puteau să includă 7 sau 8 membrii în staff. Spania și Franța au cheltuit câte jumătate de milion de taleri pe deplasările reprezentanților lor în timp ce delegația împăratului, a Suediei și a Republicii olandeze au costat aproximativ câte un sfert de milion de taleri fiecare. Costul total s-a cifrat la aproximativ 3.2 milioane taleri, sumă care a fost în mare măsură cheltuită mai degrabă pe mâncare și bună-dispoziție decât pe mită sau alte plăți”.

Numărul mare de delegați, reprezentanți oficiali și personal auxiliar pe care fiecare parte implicată în negocierile de la Westfalia l-a adus în zonă a ridicat serioase probleme logistice pentru populația locală. Însă, pe lângă faptul că aceasta a fost de-a dreptul copleșită de numărul mare de alogeni sosiți în teritoriu, au existat și semne pozitive în acest aspect: de la sumele cheltuite de delegați și care au rămas în circuitul local, mai ales în condițiile distrugerilor provocate de război, și până la investițiile în reparațiile clădirilor ce urmau să găzduiască delegațiile. Unii dintre reprezentanți au trebuit însă să se mulțumească și cu condiții de locuit mai dificile. „Prezența atâtor de mulți oameni aproape i-a copleșit pe gazdele lor. Delegația bavareză de 29 de oameni a trebuit să împartă 18 paturi în timp ce reprezentanții elvețieni au fost cazați deasupra unei prăvălii a unui țesător de lână într-o cameră care puțea a cârnați și ulei de pește. Congresul însă a reprezentat fără îndoială un binemeritat elan pentru economia locală puternic lovită de război. Clădirile au fost renovate de vreme ce delegațiile căutau cazare în acord cu ambițiile lor politice. Localnicii erau priviți în mare parte cu desconsiderare ca pe niște țărani de provincie care beau bere în loc de vin și mâncau pâine de secară”.

Dincolo de inovațiile diplomatice adoptate odată cu deschiderea negocierilor de pace de la Westfalia din 1643- statutul egal între părți la masa tratativelor- a mai existat o noutate: „acoperirea mediatică”, dacă nu e prea pretențios termenul, pentru statusul desfășurării și progreselor efectuate în cadrul discuțiilor prin comparație cu epocile anterioare. Doar în limba germană au fost răspândite informații pe teritoriul Sfântul Imperiu de nu mai puțin de 27 de publicații în timp ce gravurile despre personajele implicate în tratativele de pace erau și ele la ordinea zilei. Un alt aspect de noutate a fost conținut și în proeminența rolului de mediator diplomatic între părți care a început să apară din acest moment ca element diplomatic. Italianul Fabio Chigi, trimisul Papalității, și Alvise Contarini au operat, de exemplu, între pretențiile Habsburgilor și reprezentanții Franței. Mai mult decât atât, discuțiile se purtau nu în sesiune comună, ci ele erau desfășurate de multe ori în paralel cu Osnabrück ca loc de întâlnire a pretențiilor suedezilor iar cu Münster ca loc de negociere cu delegații francezi. Negocierile spaniolilor se desfășurau direct cu delegații olandezilor.

Este de reținut faptul că în discuțiile preliminare de pace demarate la Westfalia în 1643 și care s-au prelungit, în paralel cu operațiunile Războiului de Treizeci de Ani până în 1648 când s-a consemnat stingerea oficială a conflictului, confesiunea a contat prea puțin sau deloc. Reprezentanții catolici sau protestanți se găseau în ambele locații principale din Westfalia: Osnabrück și Münster. Între cele două localități reprezentanții francezi și suedezi se mai întâlneau pentru a pune la cap un plan de mișcare coordonată pentru tratativele pe care aceste două regate le duceau în orașele de mai sus cu combatanții din Războiul de Treizeci de Ani. „Asemenea întâlniri erau esențiale pentru Franța și Suedia pentru a-și coordona frontul comun la congres. Münster a rămas locul de întâlnire al negocierilor spaniolo-olandeze pentru a-și rezolva conflictul. Locul a văzut de asemenea și negocieri pentru pace între Franța și Imperiu. Osnabrück a căpătat o importanță mai mare din momentul în care Stările imperiale au fost admise și a devenit locul în care cele mai multe dintre problemele Imperiului au fost rezolvate”.

Un element de luat în calcul în ceea ce privește negocierile și tratativele de la Westfalia dintre părțile implicate în Războiul de Treizeci de Ani era legat de distanța și timpul pe care o înștiințare dinspre Westfalia și către Westfalia avea nevoie să o parcurgă. Reprezentanții părților implicate trebuiau să comunice cu guvernele lor pozițiile sau schimbarea pozițiilor de negociere în acord cu ceea ce se discuta sau apărea nou în cadrul tratativelor de la Westfalia. Însă armonizarea poziției capitalei cu reprezentanții din teritoriul Sfântului Imperiu cerea timp. O scrisoare parcurgea 10 zile din Westfalia până la Paris, câteva zile în plus ca să ajungă la Viena iar la Madrid veștile de la Westfalia se primeau în circa 30 de zile. Cu toate că „poșta” diplomatică se bucura de protecție existau destule cazuri de interceptare a înștiințărilor înainte de a ajunge la destinatar din dorința de a cunoaște dinainte poziția de negociere a oponenților. Olandezii din Maastricht au „bruiat” de-a dreptul orice misiune de transmitere de înștiințări, garnizoana fiind pe cont propriu și deconectată militar de Republica olandeză, ceea ce o făcea să acționeze cum considera de cuviință. În cele din urmă, la protestele celorlalte părți, aceștia au renunțat la hărțuirea mesagerilor diplomatici.